個人事業主の経費はどこまで落とせる？経費の種類と申告方法

個人事業主になると、経理関連の作業は自分で行う必要があります。数字や税金に苦手意識を持っている方にとっては、経理作業は面倒に感じてしまうものでしょう。

とくに確定申告が初めての場合は、理解すべきことが多く、何から始めれば良いかわからないという方もいるでしょう。「どこまで経費にできるのか」「領収書の管理方法はどうすればよいのか」など、気になる点が次々と出てくるのではないでしょうか。

本記事では、個人事業主が経費にできるもの・できないものの基準、経費にできる項目一覧、経費を計上する際の注意点などをわかりやすく解説しています。最後まで読めば個人事業主の経費について理解し、スムーズに確定申告を迎えられるのでぜひ目を通してみてください。

経費とは業務上必要な費用のこと

経費とは、業務を行う上で必要な費用のことです。事業所得を算定する上で、収入額から経費を差し引いた金額が所得、つまり自分の利益になります。

個人事業主が経費として計上できるものの例として、コピー用紙やプリンターのインク代、打ち合わせに向かうための電車代やタクシー代、取引先との会食費用などが挙げられます。さらに個人事業主として自宅をオフィスにしている場合は、家賃や光熱費の一部を経費に計上することが可能です。

経費に該当するかどうかの基準は、「業務をするうえで必要なものか」「私的なものではないか」ということです。事業に必要な経費を適切に管理することで、支払う税金が少なくなる、いわゆる節税に繋がります。

勘定科目について

経費を計上する際には、勘定科目を設定します。勘定科目とは、取引内容を分類するために経費を形態別に分類したものです。例えば、経費を支払った場合に、ＰＣ購入費か、水道光熱費か、というように勘定科目で分類していれば、何にお金を使ったのかということが、後で見てわかります。家計簿で「食料費」「電気代」というように分類してするのと同じです。個人事業主の経費として代表的なものを確認していきましょう。ただし、経費の名前は固定的なものではありません。自分に必要な勘定科目を追加したり、わかり易い名前に変更しても問題ありません。

旅費・交通費

事業活動をするうえで出張や移動が伴う場合、旅費や交通費を経費として計上できます。旅費の中には、交通費や宿泊費などが含まれます。

交通費とは、電車やバス、タクシー、飛行機代などの移動費用のことです。電車やバスなどの領収書がもらえない場合は、支出した年月日や交通手段、移動の目的や利用区間などを細かくメモしておきましょう。

交通系ICカードの利用明細を使う方法もおすすめです。自動車を利用した際のガソリン代は旅費交通費でも計上できますが、燃料費や車両費としても問題ありません。

宿泊を伴う出張や移動であった場合は、ビジネスホテルや旅館、民宿などの宿泊費用も計上が可能です。食事代は、出張に行かなくても個人で支払うものなので、経費になりません。ただし、クライアントを接待するために会食した場合は接待交際費になります。出張先で観光やレジャーをした場合は、業務と関係ないので、経費になりません。出張先で、クライアントや営業のための会社訪問をしたが、個人的な観光もした、という場合は、観光の部分は経費になりません。出張した場合には、出張行程表を作って、仕事のためであることを説明できるようにしておくことが重要です。同時に観光も行った場合は、時間等で按分して、仕事にかかわる部分を経費にできます。また、観光も、クライアントを接待するために行ったのであれば経費になります。

接待交際費

接待交際費は、業務に関連する飲食や接待をおこなった場合の費用のことです。クライアントとの会食やお茶代、仕事に関係のあるお中元・お歳暮の費用や慶弔見舞金、得意先とのゴルフなどが含まれます。

接待交際費は仕事用か私的なものか、区別が難しい経費です。判断に迷った場合は、まず、「業務のために必要か」という原則に立ち返って考えましょう。業務用だということがわかるように、領収書に飲食した日付や参加者の名前や自分との関係など、証明として記録しておくといいでしょう。

会議費

接待交際費と似ている科目として、会議費があります。会議費とは、主にビジネスパートナーやクライアントとの会議に関する費用のことです。たとえば、会議場所のレンタル費、軽食や飲料の提供費、などが該当します。

消耗品費

消耗品費とは、事務用品や印刷物、文房具など事業活動に必要な消耗品を購入した際にかかる費用のことです。

消耗品費も業務用か私用か、区分に迷い易い経費です。例えば、プリンターを購入したけれど、仕事用なのか、私用なのか。仕事にしか使わないプリンターであれば、経費です。個人的な写真印刷にしか使わないのであれば、経費にはなりません。両方に使うのであれば、比率で按分して、仕事用の金額だけが経費になります。

ただし、プリンターのように、１年を超えて使用する資産は、10万円未満であれば一度に消耗品費として経費にできますが、10万円以上であれば、資産として計上し、使用期間に応じて、複数年にわたって「減価償却費」として経費にします。

新聞図書費

事業に必要な情報収集やスキルアップのために支払う新聞や図書の費用は、新聞図書費として計上できます。業務に関係する書籍や専門書、定期購読している新聞、雑誌などが該当します。紙媒体に限らず、電子書籍や電子新聞、有料のメールマガジンなども計上して問題ありません。

雑費

雑費は、他のどの経費の勘定科目にも入らないものです。最初に記載したように、勘定科目は固定的なものではありません。自分でわかり易いように、新しい勘定科目を作ることもできますし、ほとんど出てこないような経費であれば、わざわざ独立した勘定科目を使わずに「雑費」とすることも可能です。ただ、何でも雑費にしていると、結果的に何の経費だったかわからなくなるので、注意して下さい。

家事按分について

個人事業の経費を計上するうえで、判断に迷う原因の１つが「家事按分」があるということです。事業用にも使うし、個人用にも使う経費です。両方のために使っている場合は、事業用に使っている部分と個人用に使っている部分の割合で、事業用の経費の金額を計算します。このことを「家事按分」といいます。事業用と家事用に、支払った費用を按分する、という意味です。

個人事業主が自宅を事務所として使用する場合、家賃や水道光熱費などを家事按分して経費に計上できます。費用を事業活動に係わる部分と私用部分に分け、事業活動に係わる部分のみを経費として計上する方法です。

家事按分の割合は、自宅の広さや使用時間などを基に算出します。たとえば家賃の場合、自宅が100平方メートルで、事業活動に使用する部屋が20平方メートルであれば、事業活動に係る部分は20％となります。使用時間について具体的な基準はありませんが、事業活動に必要な時間と私用に必要な時間を区別し、その比率を算出することが一般的です。

家事按分を行う場合には、計算方法や算出結果について充分に記録しておくことが大切です。税務署からの質問に答えられるよう、客観的な視点と根拠を持って算出してください。

フリーランスエンジニアによくある経費

個人事業主の経費について説明してきましたが、具体的にフリーランスエンジニアが悩みがちな経費について解説していきます。

PCの購入費

フリーランスエンジニアの場合、パソコンは仕事をするうえで必要不可欠なものです。型が古いものや調子が悪いものを使い続けていると、仕事の効率や品質が落ちてしまう可能性があります。新しく購入するときは、金額によって科目が変わるのを覚えておきましょう。

パソコンは、1年以上にわたって使用するものなので、原則、10万円未満であれば消耗品費、10万円以上であれば固定資産になります。ただし現在、青色申告者は特例で、30万円未満であれば一時に経費にしてよいことになっています（年間300万円まで、という上限があります）。

規定額以上のパソコンを購入した場合、そのパソコンは1年以上の長期間で使用・利用する目的で保有する固定資産とみなされ、一括で全額を経費として計上できなくなります。

このような高額かつ長期的に使用する固定資産は、数年〜数十年にわたって少しずつ経費として計上していくことが必要です。このように一括ではなく何年かにわたって少しずつ経費計上していくことが「減価償却」です。

減価償却をするものには、「法定耐用年数」という使用期間が、国によって定められています。パソコンの場合は耐用年数4年で、購入額を4分の1ずつ毎年費用計上します。

参考サイト：主な減価償却資産の耐用年数表｜国税庁

PC周辺機器の購入費

パソコンと同じように、業務で使用するPC周辺機器も経費として計上できます。具体的には、マウスやキーボード、ディスプレイ、プリンターなどが含まれます。周辺機器に必要なケーブルやインクなど、消耗品も経費として計上が可能です。

ソフトウェア購入費

ソフトウェアも固定資産なので、10万円以上であれば、固定資産に計上し、通常は5年間で減価償却します。青色申告であれば30万円まで一度に経費計上できる、というところもPCと同じです。

クラウドサービスの使用料

クラウドサービスの利用料は通信費で経費計上します。しかし、何種類も使っていて金額がそこそこある場合は、「クラウドサービス」というような科目を自分で作って管理することもできます。

セミナー参加費

フリーランスがセミナーに参加する場合、その費用は経費として計上できます。たとえば、専門的なスキルや知識を身につけるためのセミナーや研修、業務に必要なソフトウェアやツールの講習会などが該当します。

セミナー参加費をはじめ交通費や宿泊費、飲食費など、参加にかかった費用はすべて経費として計上が可能です。セミナー内容が業務と直接関係のないものや、趣味や娯楽性が強い場合は経費として認められない場合があるので、注意しましょう。

経費にならないもの

領収書を確認していると、経費になるかどうか迷うものもあるでしょう。結論として、経費の定義である「事業収入を得るために必要な費用」に当てはまる金額のみが経費として認められます。

飲食費は、顧客との接待や取引先との会食など業務上必要な場合は経費として計上できますが、プライベートでの飲食は対象になりません。

税金に関しては、個人事業税や印紙税等、事業のために要する税金は経費になります。一方、所得税や住民税は、事業者だけでなく、全員にかかる税金なので、事業の経費にはなりせん。

経費計上には領収書等の根拠資料が必要

経費として計上するためには、取引内容がわかる請求書や領収書等の根拠資料が必要です。

「請求書や領収書」と書きましたが、電子データで受け取ったものや電子データで相手に送ったものは、紙ではなく電子データを保存する必要があります。「電子帳簿保存法」で決められており、2023年までは猶予措置がありますが、2024年からは、電子データの保存が必要です。たとえば、メールに添付して送られてきたPDFの請求書や、サイトにアクセスして請求書のPDFを入手するもの等です。

また、一定の要件（たとえば請求書に全てタイムスタンプを押す等）を満たすと、紙で来た請求書等をPDFにして保存し、紙の原本を廃棄することも認められています。保存の手間や場所のコストを勘案して検討してみて下さい。

領収書等は、白色申告なら5年、青色申告なら7年の保管義務があります。税務署から依頼があった際にすぐ提供できるよう、年ごと、できれば月ごとに保存しておくようにしましょう。領収書がなくても経費として計上できますが、税務調査の際にしっかり証明できなければ、修正申告が必要になる場合があります。

参考サイト：記帳や帳簿等保存・青色申告｜国税庁

12月が終了したら確定申告をする

個人事業者は、12月が終わると、1月から12月の所得と、それにかかる所得税を計算して、翌年3月15日までに税務署に確定申告書を提出し、税金を納付します。

確定申告には白色申告と青色申告があります。青色申告は、特定の条件を満たした場合に限り、税制上の優遇措置を受けることができる方法です。青色申告の条件の一つには、複式簿記による帳簿の義務付けがあります。したがって、会計アプリを利用して帳簿を作るのが一般的です。

青色申告の手続きは複雑ですが、節税効果があるというメリットがあります。e-taxで青色申告を行うと、最大で65万円の控除を受けることが可能です。

上手に節税するには

個人事業主が上手に節税するためには、まずは、経費を漏れなく計上することが大切です。経費は収入から差し引いて課税所得を減らすことができるため、その分だけ納税額を抑えることができます。本記事で紹介した勘定科目を参考に、計上できる経費はすべて記録しておきましょう。

また青色申告は節税効果が高く、特別控除や経費として認められる支出部分が増えるため、課税所得を減らせる可能性があります。これからフリーランスになる方で青色申告にしたい場合は、「青色申告承認申請書」と「開業届」を納税地の税務署に提出する必要があります。提出期限は、適用したい年の3月15日（その年の1月16日以降に開業した場合は、開業した日から２カ月以内）です。申請を考えている場合は早めに手続きをしましょう。

所得控除や税額控除を利用するのも、おすすめの方法です。所得控除は一年間の所得金額から一定額を差し引くことができるもので、例えば社会保険料控除や扶養控除、生命保険控除などがあります。税額控除は税額自体を減額できます。

まとめ

個人事業主が経費について正しい知識を持つことは、課税される所得金額を下げる節税効果があるだけでなく、税務調査においても重要です。

業務に必要なものであれば適切に経費として計上することが大原則であり、その方法を誤るとペナルティの対象になります。経費にならないものや迷いがあるものについては税理士など専門家にしっかりと確認し、本業に集中できる環境を整えるようにしましょう。