フリーランスが経費にできるもの一覧を紹介！細かいルールに関しても解説！
会社員と違い、フリーランスは毎年確定申告をする必要があります。確定申告をする際、経費や控除の申請をすることで節税につながるため、経費に関する知識は重要です。
経費の知識があれば、支払うべき税金を抑えることができるので、少しでも多くお金を手元に残すことができるようになりまる。
しかし、具体的にフリーランスが何を経費として申請することができるのか把握できていない方もいるのではないでしょうか。今回の記事では、フリーランスの経費について、経費にできるもの一覧や、経費に関する注意点を紹介します。
目次
フリーランスは業務上で使用するものを経費として申請できる
フリーランスは、通信費や交通費など業務上で使用するものを確定申告の際に経費として申請することが可能です。フリーランスは毎年必ず確定申告をする必要があり、所得によって納税金額が決まります。
所得は年間の収入から経費や控除を差し引いたものなので、経費を申請することで支払うべき税金を削減できるのです。
節税につながるため経費の申請は重要であり、漏れなく申請するためにも、経費にできるものを性格に把握しておくことをおすすめします。
不正計上にならないよう、経費には正確さが求められるため、不安な場合は税理士に相談するとよいでしょう。税理士に依頼することで、帳簿付けなどの業務を税理士に任せることができます。
フリーランスが経費にできるもの一覧
フリーランスが経費にできるものは以下の7つです。
・PCや周辺機器の費用
・家賃や光熱費・レンタルオフィスやコワーキングスペースの費用
・通信費
・業務上必要な教材費や書籍の費用
・接待交際費
・交通費
・開業準備費用
費用によって勘定科目は異なり、経費として計上できる割合が定まっているものもあるため、それぞれ詳しく見ていきましょう。
PCや周辺機器の費用
業務上で使用しているPCや周辺機器の費用は、基本的に「消耗品費」として経費計上します。
ただし、PCは価格によって勘定科目が異なり、10万円以上の場合は固定資産扱いとなるため「減価償却費」として経費計上しなければいけません。
減価償却とは、資産を購入した際の費用を一括で全額計上するのではなく、何年かに分けて経費として計上することを指します。これは、使用する期間に応じて費用を計上するべきという考え方に基づいています。減価償却の期間を「法定耐用年数」といい、PCの場合は4～5年となっています。
また、減価償却には「少額減価償却資産の特例」があり、この特例を活用することで、取得価額が30万円未満の減価償却資産は一括で経費計上することが可能です。少額減価償却資産の特例は、青色申告書を提出いており、資本金または出資金の額が1億円以下の法人等または常時使用する従業員の数が1,000人以下の個人が対象となっており、適用期限は2024年3月31日までとなっています。
家賃や光熱費・レンタルオフィスやコワーキングスペースの費用
レンタルオフィスやコワーキングスペースの利用料金は「地代家賃」として全額経費計上できます。しかし、家賃や光熱費については全額経費計上できるわけではありません。理由としては、自宅は全てが仕事のためのスペースではなく、生活費と事業費が混在している状態となっているためです。したがって、家賃や光熱費を経費計上する際は、いくつかの基準に則って事業にかかった経費を割り出す必要があります。
例えば、事業用と個人用の比率が4：6、家賃が10万円だとすると4万円を地代家賃として費用計上することが可能です。
これは一般的に「家事按分」と呼ばれており、家事按分の基準は明確に定まっているわけではありません。
しかし、按分には明確な根拠が必要なため、なぜそのような比率にしたのかを合理的に説明できるようにしておきましょう。
事業用と個人用の比率を割り出す場合、床面積をもとに割り出すのが一般的です。
仕事用スペースの占有面積があいまいな場合は、作業時間をもとに按分するとよいでしょう。
光熱費の場合は、基準が床面積ではなく作業時間となります。
通信費
PCを使って仕事をしている場合、インターネットやWi-Fiなどの通信費を経費計上することが可能です。ただし、自宅で仕事をしていなかったり、インターネットが仕事に必須だという明確な根拠がない場合は計上することができません。
業務上必要な教材費や書籍の費用
フリーランスは、業務上必要な教材費や書籍の費用を経費計上することができます。学習や仕事を進める中で、教材や書籍を活用することも多いでしょう。経費計上する場合の勘定科目は「新聞図書費」になります。
業務に直接関係するものでないと経費計上できないため、申請する際は、どのような教材および書籍を何の目的で購入したのかを説明できるようにしておきましょう。
接待交際費
仕事上必要な会食や、取引先とのゴルフなどの費用は「接待交際費」として経費計上できます。当然のことですが、家族や友人との食事は私的な用途に分類されるので経費計上できません。
接待交通費の中に私的な利用の費用が含まれていないかは税務調査で確認されやすいため、領収書やレシートの保存はもちろんのこと、「誰と会食やゴルフに行ったのか」も合わせて記載しておくとよいでしょう。
交通費
取引先との打ち合わせや、コワーキングスペース・レンタルオフィスへの移動など仕事でかかった経費は「旅費交通費」として経費計上できます。
基本的には領収書が証明となりますが、領収書の裏には日付や用途を記載しておくとよいでしょう。交通費として計上する領収書は数が多くなり整理が煩雑になってしまうためです。領収書がない場合は、出金伝票で代用することもできます。
その際は日付や金額だけでなく、利用した交通機関や利用した理由も記載しておきましょう。
開業準備費用
開業の準備にかかった費用も経費計上することができます。
具体的には、ツール費用やホームページ開設費用、セミナー参加費用などです。これらは基本的に「開業費」として経費計上されますが、10万円を超えた場合は資産扱いになるため「減価償却費」として計上されます。
なお、開業にかかった費用は、数年前のものであっても開業準備費用であることが証明できれば開業費として経費計上することが可能です。しかし、一般的には長くても1年以内にかかった費用が開業費となるため、できるだけ早いタイミングで申請することをおすすめします。
その際は、購入目的や使用用途を記録しておき、開業準備の費用であることを証明できるようにしておきましょう。
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フリーランスはいくらまで経費として申請できるのか？
結論から言うと、申請できる経費に上限はありません。
ただし、事業のために必要な経費であることや、収入や業務内容に見合った適切な金額であることが前提となります。
また、白色申告と青色申告では計上できる経費が異なるため、注意が必要です。具体的には、少額減価償却資産の特例や家事按分、専従者給与について差異が生じます。白色申告は少額減価償却資産の特例が適用されず、家事按分は事業の割合が50％以上でなければ経費計上不可、専従者給与も経費計上できません。
もし領収書をなくしてしまったらどうすればいいのか？
接待交際費や交通費など、多くの費用は経費計上する際に領収書が必要となります。しかし、領収書をなくしてしまったら必ず経費にできないというわけではありません。では、もし領収書をなくしてしまったらどうすればよいのでしょうか。
クレジットカードの利用明細を活用
領収書がない場合は、クレジットカードの利用明細を領収書代わりにすることができます。
利用明細は日付、支払先、金額といった領収書と同様の項目が記載されているだけでなく「改ざん不可能な書類」であるためです。
利用明細だけでは不安な場合は、通帳記録も証明書として保存しておくことをおすすめします。また、領収書の代わりに購入証明書や支払証明書を再発行してくれる可能性があるため、支払先に確認してみるとよいでしょう。
再発行をお願いする
領収書は再発行してもらうこともできます。
ただし、領収書の発行は義務であっても、再発行は義務ではないため、再発行をお願いすれば確実に
再発行してもらえるわけではありません。
領収書の二重発行は架空計上や不正使用に悪用されるリスクがあるため、再発行に応じない企業が多いのが現状です。再発行を巡ってトラブルに発展する可能性もないとは言えないため、基本的に領収書は再発行されないと考え、極力紛失しないようにするのが良いでしょう。
【注意】経費は利益がでなければ浪費となってしまう恐れがある
経費は節税として効果的ですが、利益がでなければ浪費となってしまう恐れがあります。
節税になるからといって多くの経費を使ってしまうと、経費とはいえお金を消費していることには変わらないため、使ったお金の分の利益が出なければただの浪費となってしまうのです。
節税が浪費となってしまわないよう、事業で本来必要なものに投資したり、「小規模企業共済」や「iDeco」「ふるさと納税」を活用するとよいでしょう。
小規模企業共済は、小規模企業向けに展開されている積立式の共済制度です。小規模企業向けではありますが、フリーランスも加入することができます。掛け金に応じて廃業・退職時に共済金が返還され、掛け金は全額所得控除となるため、節税効果が期待できるでしょう。
iDeCoとは個人が運用する年金制度のことです。毎月掛け金を積み立てていき、掛け金で金融商品を運用、60歳を過ぎると年金として受け取ることができます。こちらも掛け金は全額所得控除となるほか、金融商品の運用によって発生した利息などは非課税なので税金が一切発生しません。
ふるさと納税は、好きな自治体に寄付をすることで返礼品を受け取れる仕組みです。寄付金額から2,000円を差し引いた金額が全額控除されます。ふるさと納税をした場合は確定申告しなければいけませんが、会社員と違い、フリーランスはもともと確定申告を行っているため、確定申告書にふるさと納税分の控除額を追加で記載すれば大丈夫です。
フリーランスの経費に関する注意点
フリーランスが経費計上する際、以下のような注意点があります。
・領収書は7年間保管しておく
・不正計上は罰則を受けることになるので注意
それぞれ詳しく見ていきましょう。
領収書は7年間保管しておく
所得税法により、領収書には保存期間が定められています。白色申告の場合は5年、青色申告の場合は7年です。白色申告の場合、以前は事業所得が300万円以下の場合は保存義務がありませんでしたが、現在では事業所得にかかわらず保存義務が発生します。また、青色申告は基本的に保存期間は7年ですが、前々年の所得が300万円以下だった場合は5年となります。
領収書を保管する際は、封筒かファイルに入れて保管するとよいでしょう。コピー用紙やスクラップブックに貼って保管する方法もありますが、そちらに比べて領収書を貼る手間が省かれるので保管作業が楽になります。後で確認する際に便利になるように、月ごとに分けて保管するようにしましょう。
不正計上は罰則を受けることになるので注意
節税になるからといって事業に関係のないものまで経費として申請すると、不正計上とみなされ、罰則を受ける可能性があります。
本当に事業のための費用だったとしても、領収書に不備があると税務調査で不正申告扱いになってしまうかもしれないため、事業と関係があるということをしっかり説明できるようにしておきましょう。不正計上は社会的な信用にも大きく影響するため、節税目的での不正計上は厳禁です。
まとめ
今回の記事では、フリーランスの経費について、経費にできるものの一覧や、経費に関する注意点を紹介しました。
適切な経費計上は大きな節税効果が期待できますが、経費についてよく理解しておかないと、無自覚に不正計上してしまう可能性があります。
不正計上は社会的信用に大きく関わるため、今後の事業にも大きな影響が及ぶことでしょう。経費計上で不備が起きないよう、経費に関する正しい知識を身につけることが重要といえます。
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