フリーランスエンジニアが経費に計上できるものは？シミュレーションもあわせてご紹介！

フリーランスで働いている場合、確定申告は必要不可欠ですが、経費計上や所得控除など、知識がないとなかなか難しいものです。

フリーランスエンジニアの中には、経費について「フリーランスエンジニアが経費に計上できるものは何か」「フリーランスエンジニアの手取額のシミュレーション結果を知りたい」と悩む方も多いのではないでしょうか。

フリーランスエンジニアの節税対策として、経費の活用は重要です。しかし、経費の項目や割合などを自身で判断することは難しく、正しく経費計上できていない方も少なくないと思います。本記事では、フリーランスエンジニアが経費に計上できるものや、シミュレーション結果、経費計上する際に注意すべきポイントなどについてお伝えしていきます。経費についての知識を深めましょう。

フリーランスエンジニアが経費にできるもの一覧

「経費」とは、事業活動するために必要な費用です。私的な支払は経費になりません。まず、この原則をしっかり覚えておいて下さい。

フリーランスエンジニアが経費にできるものには、下記のようなものが挙げられます。

作業スペースとしてレンタルオフィス等を借りている場合はもちろん、自宅が作業スペースとなっている場合でも、家賃や水道光熱費などの一部を経費計上することが可能です。また、クライアントとの食事代や謝礼などの費用は、接待交際費として経費計上できます。経費を漏れなく計上することで、税金を減らし手取りを増やせるでしょう。

ひとつずつ解説していきます。

地代家賃

自宅の一部を作業スペースやクライアントとの打ち合わせ等、事務所として使用する場合、家賃の一部を経費計上することが可能です。確定申告の青色申告決算書や収支内訳書には、経費欄にあらかじめ「地代家賃」という項目が設けられており、このような自宅の一部使用の場合も家賃の経費計上が認められています。

自宅兼事務所の場合は「按分計算」によって金額を求める必要があり、事務所として利用している割合に応じて経費計上できる金額が異なります。賃貸の場合、全体の面積に対して事務所として利用している割合を地代家賃として計上することが可能です。持ち家の場合、建物部分の減価償却費や固定資産税、住宅ローンの金利部分を経費計上できます。ただし、確定申告のときに住宅ローン控除を使っている人は、事務所用部分が対象外になるので、留意して下さい。

たとえば、家賃15万円のアパートで総床面積30m²のうち10m²分を事務所として使用している場合、計算式は以下のとおりです。

10m²÷30m²＝1／3　150,000円×1／3＝50,000円

となり、50,000円分が地代家賃として計上できます。

事業のために利用する事務所を自宅とは別に借りている場合は、事務所用家賃の全額を経費として計上します。

参考サイト：地代家賃は経費？消費税は？個人事業主が知っておくべき４つのこと｜税理士法人ベリーベスト

水道光熱費

自宅とは別に事務所を借りている場合、そこで使用する水道光熱費はもちろん全額、経費になります。

自宅を事務所として仕事をしている場合も、水道代や光熱費は「水道光熱費」として経費に計上することが可能です。仕事で使う水道光熱費とプライベートで使う水道光熱費は一緒に支払っているため、家事按分して一部を経費にできます。

水道光熱費を経費計上する場合、使用時間や使用日数を目安に按分することが基本です。

仮に1か月の電気代が2万円であり、その内180時間を業務に費やした場合における電気代の家事按分は、180÷（30日間×24時間）＝0.25（25％）となり、2万円×25％＝5,000円が経費計上できます。

消耗品費

10万円未満のものや1年以内に使いきるものを購入した場合、「消耗品費」として経費計上できます。文房具や備品など細々としたものも消耗品費として計上できるため、積極的に計上するようにしましょう。

また、インストール型のツールに関しても「消耗品費」に含まれるため、PCのセキュリティソフトなどは消耗品費として経費計上が可能です。

「使用期間が1年未満または10万円未満」という要件を満たさないもの、つまり1年以上にわたって使うもので、なおかつ１０万円以上のものを購入した場合は、経費ではなく資産として計上し、使用期間に応じて「減価償却費」として経費計上していきます。

参考サイト：一般的な必要経費の一覧表｜国税庁 帳簿の記帳のしかたー事業所得者用ー

減価償却費

「減価償却費」とは、固定資産を購入した際に、購入金額を耐用年数で分割し、年ごとに経費として計上するための経費科目です。耐用年数とは、固定資産の使用期間です。資産の種類により、法令で年数を定めています。特殊な事情が無い限り、この年数を使って計算します。仮に180万円で事業用の車を購入した場合、耐用年数は6年となっているため、年30万円ずつ減価償却費として計上します。

10万円を超えるPCや、ソフトウェアなども固定資産に計上し、耐用年数にわたって減価償却費として経費に計上します。もれなく経費を計上することで、所得税を節税することができます。

減価償却費の計算方法は、「定額法」と「定率法」の2種類があります。

定額法では、減価償却資産の額に、耐用年数ごとに定められた割合をかけ、減価償却費を求めます。

定率法では、未償却残高（減価償却資産の取得額から減価償却した額を差し引いた残高）に一定の割合をかけて、減価償却費を求めるのが基本です。

建物等の減価償却は定額法と定められています。備品（例えばＰＣ）や車も原則、定額法ですが、税務署に届出書を提出すると定率法を選択することが可能です。

参考サイト：No.2100 減価償却のあらまし｜国税庁

参考サイト：主な減価償却資産の耐用年数表｜国税庁　

参考サイト：減価償却資産の償却率等表

旅費交通費

フリーランスエンジニアは、事業に関係のある交通費や旅費を「旅費交通費」としてすべて経費計上できます。クライアントとの打ち合わせに行く際の交通費や、客先常駐などにおける交通費は経費として計上可能です。

旅費交通費に含まれるものは、バス代やタクシー代、電車代、高速道路通行料、飛行機代、宿泊代、パーキング等駐車場代、燃料費などさまざまです。

「×月×日、どのクライアントに行った。どこに行った。」といったメモを残しておくと、プライベートではなく、仕事で行ったということを説明しやすいです。

交通費や宿泊費がクライアントから支給される場合もあるかと思います。支払いは実費の場合や、クライアントの規程に沿った金額の場合もあります。いずれにしろ、受け取った金額は「売上」に計上します。

接待交際費

「接待交際費」は、クライアントや仕入れ先など事業に関係ある相手への接待や謝礼にかかった費用です。

クライアントとの会食やクライアントへのお中元・お歳暮なども接待交際費に含まれるため、クライアントとの関係構築に活用しやすい経費項目です。

事業とは関係ない友人との食事などは接待交際費に含めてはいけないため、経費計上の際に注意が必要です。

新聞図書費

事業に関わる書籍や雑誌、新聞などは、「新聞図書費」として経費計上することが可能です。内容が直接、事業に関係するものであれば、紙媒体に限らず電子書籍やメールマガジンなども含めて経費として計上できます。

　　　

通信費

事業に関係する電話料金やインターネット通信費、郵便代などは通信費として経費計上できます。

プライベートと兼用している場合は「家事按分」して、業務に使っている分のみを経費として計上しなければなりません。仮に1日あたりのインターネット使用時間がビジネスで12時間、プライベートで12時間の場合、インターネット通信費が1万円であれば、1万円×50％＝5,000円を経費として計上することが可能です。

クラウド型のツールを活用する場合も、通信費に計上できます。エンジニア業務に活用できる最新のツールも経費計上できるのは嬉しいですね。

外注費

自分の仕事の一部を他の人に手伝ってもらう場合、手伝ってもらった人に報酬を支払います。これが外注費です。

クライアントから、自分が働いた時間に応じて報酬が支払われる場合は発生しませんが、アプリの作成やシステム開発を請負契約で受注した場合には、一部分の作業を他の人に依頼することもあり得ます。そのような場合は、外注費として経費に計上します。

支払手数料

経費を支払うときにかかる銀行の送金手数料や、確定申告を税理士に依頼するときの税理士報酬等も、漏れなくすくいあげて、支払手数料として経費に計上します。

フリーランスエンジニアの経費計上に上限はあるのか

フリーランスエンジニアの経費計上には特に制限がなく、事業をおこなう上での必要な支出であると証明できれば、上限なく経費計上が可能です。ただし、あくまで「事業に関わるもの」に限ります。

プライベートでも使用する経費の項目においては、按分に注意しましょう。

経費に上限はないものの、あまりに経費が多い場合は、プライベートのものが混じっていないか見直しましょう。特にプライベートでも使用する経費の按分割合に関しては、妥当なものか、客観的に説明できる根拠資料を作成しておくのが望ましいです。

たとえば家賃であれば、自宅の見取り図を用意し、事務所として使っている部分をマーカーで囲って、面積の比率をこうやって計算しました、というような資料があれば、税務調査があった場合も、きちんと説明できます。

フリーランスエンジニアが経費計上をする目安

フリーランスエンジニアと一言で言っても、それぞれ仕事の内容が違いますし、各人の仕事の仕方も違います。非常に多くの参考資料を集める人や、クライアントや同業者とのコミュニケーションをとても大事にする人、研修や勉強会に積極的に参加する人など、どこにコストをかけるかは、人それぞれです。

フリーランスエンジニアの経費率は一般的に40～50％、というようなネット上の記事もありますが、上記のように人それぞれですし、受けている仕事の規模や利益率によっても経費率は異なりますので、「このくらいの経費率が妥当」というような経費率の目安というものはありません。

経費率は下記の計算式で求められます。

（経費÷収入）×100=経費率（％）

それよりも、正しく漏れなく経費を計上して、本当に自分の事業がどのくらい利益をあげているのか、実態を正しく知ることが重要です。そのうえで、例えば海外研修に行ったので経費率が高くなった、という年があれば、その通りに確定申告して、海外研修の内容が事業に直接関係するものだという根拠資料をしっかり揃えることの方が大事です。

参考サイト：フリーランスエンジニアの経費率は？割合は少ない？｜甲田拓也事務所

参考サイト：フリーランスエンジニアが経費にできる項目は？経費率の目安も解説｜キャリアファースト

フリーランスエンジニアが経費計上した際のシミュレーション

ここからは、フリーランスエンジニアが経費計上した際のシミュレーションを2パターンご紹介していきます。

下記条件が当てはまる場合は消費税の支払いも必要となるため、手取額が変わる場合もあります。こちらも頭に入れておきましょう。

参考サイト：消費税・地方消費税（個人事業者）の確定申告と納税は正しくお早めに｜国税庁

収入800万円の世田谷区在住32歳エンジニアが経費率45％で確定申告する場合

まずは、収入800万円、世田谷区に居住を構える32歳のフリーランスエンジニアが経費率45％で確定申告する場合のシミュレーションを見ていきましょう。所得控除は基礎控除と社会保険料控除（昨年と今年の所得は同額と仮定）のみ、確定申告は青色申告で行うと仮定します。

収入800万円で経費率が45％（経費額360万円）の場合、利益は800万円－360万円＝440万円です。この場合の事業所得は、440万円から青色申告特別控除の65万円を引いた下記の値となります。

事業所得額＝440万円－65万円＝375万円　

この事業所得375万円から基礎控除の48万円と社会保険料を引いた値が課税所得です。

社会保険料は、国民健康保険と国民年金の合計で、約58万円です。

国民健康保険料＝(375万円-43万円)×9.59％＋６万円＝378,388円

国民年金保険料＝198,240円

社会保険料＝378,388円＋198,240円＝576,628円

課税所得額＝375万円ー48万円－58万円＝269万円　

課税所得269万円に対する所得税が約17万円、復興特別所得税が約4千円、合計約17万円になります。

所得税額＝2,690,000×10%－97,500円＝171,500円

復興特別所得税額＝171,500円×2.1%＝3,601円

住民税は、事業所得の375万円から住民税基礎控除の43万円と社会保険料控除58万円を引いた274万円が課税所得であり、税率10％をかけた27万円が住民税(均等割は無視)です。

上記の値をベースにすると、収入800万円のフリーランスエンジニアの手取りは下記の値になります。

800万円（収入）－360万円（経費）－17万円（所得税等）－27万円（住民税）－38万円（国民健康保険料）ー20万円（国民年金保険料）＝338万円

参考サイト：国民保険料について｜世田谷区

参考サイト：所得税の税率｜国税庁

参考サイト：国民年金保険料｜日本年金機構

収入1100万円の名古屋市在住40歳のエンジニアが経費率50％で確定申告する場合

収入1100万円で経費率が50％（経費額550万円）の場合、利益は550万円となります。この場合、事業所得は550万円から青色申告特別控除の65万円を引いた下記の値となります。

事業所得額＝550万円－65万円＝485万円　

この事業所得485万円から基礎控除の48万円と社会保険料を引いた値が課税所得です。

社会保険料は、国民健康保険と国民年金の合計で、約87万円です。

国民健康保険料（介護保険を含む）＝(485万円-43万円)×13.53％＋76,401＝674,427円

国民年金保険料＝198,240円

社会保険料＝674,427円＋198,240円＝872,667円

課税所得額＝485万円ー48万円－87万円＝350万円　

課税所得350万円に対する所得税が約27万円、復興特別所得税が約6千円、合計約28万円になります。

所得税額＝3,500,000×20%－427,500円＝272,500円

復興特別所得税額＝272,500円×2.1%＝5,722円

住民税は、事業所得の485万円から住民税基礎控除の43万円と社会保険料控除87万円を引いた355万円が課税所得であり、税率10％をかけた36万円が住民税(均等割は無視)です。

上記の値をベースにすると、収入1,100万円のフリーランスエンジニアの手取りは下記の値となります。

1,100万円（収入）－550万円（経費）－28万円（所得税等）ー36万円（住民税）ー67万円（国民健康保険料）ー20万円（国民年金保険料）＝399万円

参考サイト：所得税の税率｜国税庁

参考サイト：国民年金保険料｜日本年金機構

参考サイト：令和4年度分の国民健康保険料（暮らしの情報）｜名古屋市

フリーランスエンジニアが経費計上する際に注意しておくべきこと

フリーランスエンジニアが経費計上する際に注意しておくべきポイントは主に下記3つです。

経費計上に誤りがないように、領収書の保管やこまめな帳簿の記録を忘れないようにしましょう。また経費計上に悩んだ場合は、有識者に相談し、正しい情報をベースに経費計上するかどうかの判断をおすすめします。

請求書・領収書やレシートを保管しておくことを忘れない

経費計上の際には、1年間分の請求書・領収書やレシートなどの証明書類が必要となります。

経費計上の根拠となった請求書・領収書や帳簿などの保管期間は、青色申告したフリーランスエンジニアの場合、原則として7年間です。

「請求書・領収書やレシート」と記載しましたが、「電子データで受け取ったものは電子データを保存する」というのが原則です。したがって、メール添付のPDFで送られてきた請求書や領収書は、紙の印刷物を保存するのではなく、PDFで保管することが原則です。サイトにアクセスして入手した請求書も同様です。

また、一定の条件があります（例えば、請求書データにタイムスタンプを押す、等）が、アプリを使って条件を満たせば、紙の請求書・領収書やレシートをＰＤＦにして保存し、紙の原本を破棄することも可能です。

2024年から、上記のような電子帳簿保存法が全面適用されますので、税務署のWebサイト等で、一度確認することをお勧めします。

参考サイト：記帳や帳簿等保存・青色申告｜国税庁

Webサイト：電子帳簿保存法の制度・概要・Q&A｜国税庁

帳簿をこまめにつけておく

個人事業主として働くフリーランスエンジニアの場合、記帳と帳簿書類の保存が義務づけられています。

帳簿には、取引の年月日や金額を記載しますが、例えば、売上であれば、売上先、受注プロジェクトの番号、接待交際費であれば、相手先の名称や参加者、消耗品費であれば購入した物の名称、等も記載しておくと、後で、取引の内容を説明する時に役に立ちます。これらは、時間が経つと忘れがちですので、なるべく早めに記録に残しておきましょう。

また、前項目で、請求書や領収書を保管しておくと記載しましたが、請求書や領収書があれば何でも経費になるというわけではなく、税務調査では、本当に事業に必要な経費か、という実質が重視されます。取引の内容を記録に残しておくということは重要です。

経費計上できるのか悩んだら有識者に相談をする

経費計上に迷った場合、有識者に相談して、正しい情報をベースに判断する姿勢が重要となります。

経費計上は「事業に関係するもの」という記載以外は特に決まりがなく、上限も設けられていないため、判断に迷うことが多いと思います。自身で判断しても税務署から指摘を受けてしまう可能性があるため、税理士や知識が豊富な先輩のフリーランスエンジニアなどに相談するようにしましょう。

ネットでかなりの知識を収集できますし、税務署に電話で相談（国税局の相談室に転送）することもできます。国税庁のチャットボットの相談というのもあります。また、確定申告の時期には税務署等で相談コーナーもあります。

経費計上の是非を含めて、帳簿を作成する。確定申告書を正しく作成する等の事務処理には、結構時間がかかります。本業に集中して取り組むために、このような事務処理を全面的に税理士に依頼することも可能です。

しかし、その場合も、銀行データやレシートを渡しただけで、正しく経費計上額の判断をして、帳簿ができてくるわけではありません。自宅のうち何㎡を事業に使っているのか、飲食店のレシートが事業に関係するものか家族で食事したものか等、取引の実態を知っているのは本人だけです。誰に相談するにしても、取引の実態を正しく伝えることは必要です。

税理士に依頼する場合は税理士への費用が発生するため、サービスの内容と価格を比較検討してから選ぶようにしましょう。

まとめ

本記事では、フリーランスエンジニアが経費に計上できるものやシミュレーション結果、経費計上をおこなう際に注意すべきポイントなどについてお伝えしてきました。

フリーランスエンジニアが経費にできるものは地代家賃や水道光熱費、消耗品費などさまざまです。経費計上に上限はなく、適切に経費計上を行えば手取りを増やせます。経費計上に迷った際や事務作業が負担だと感じた場合は、税理士に依頼することも検討してみてください。