フリーランスこそ時間管理が重要！管理する方法や便利ツール・アプリを紹介

「フリーランスだけど、時間管理がうまくできなくて作業効率が悪い」
「フリーランスの時間管理におすすめのツール・アプリはある？」

このような悩みを持つフリーランスも少なくないでしょう。

フリーランスの魅力は自由な働き方ですが、自由だからといって時間管理をせずに働いても、良いことはありません。時間管理を徹底することで、仕事の生産性や効率を高め、プライベートの充実にも効果を発揮します。

本記事では、フリーランスに時間管理が大切な理由や、時間管理の方法、おすすめのツール・アプリをご紹介します。

時間管理に悩んでいるフリーランスの方は、ぜひ参考にしてみてください。

自由に働けるフリーランスこそ時間管理が重要

自由に働けるフリーランスこそ、時間管理が大切です。フリーランスには働く日や時間をコントロールしやすいというメリットがありますが、自由に働きながらもきちんと成果を出すには、時間を有効活用しなければなりません。

時間管理が上手にできていないと、稼働時間が少なくなり収入が安定しなかったり、反対に働きすぎて身体を壊したりするリスクもあります。

とくに十分な準備をしないままフリーランスになった人は、安定して働き続けるために、改めて時間管理に気を遣いましょう。

フリーランスにとって時間管理が重要な理由｜時間管理のメリット

フリーランスが時間管理をきちんとすることで、以下のようなメリットが期待できます。

• 納期を守りクライアントの信頼を獲得できる
• 生産性が高まり時間を有効活用できる
• プライベートと仕事のバランスが取れる
• 心身の健康状態を保てる

時間管理のできるフリーランスになれれば、より安定して働きながらプライベートも充実させることが可能です。

納期を守りクライアントの信頼を獲得できる

時間管理がきちんとできれば、納期を守って確実な仕事ができ、クライアントからの信頼獲得につなげられます。フリーランスが継続して仕事を受注していくためには、クライアントからの信頼が欠かせません。信頼を得るために、納期を守って抜け漏れのない仕事を積み重ねる必要があります。

納期を守るのは当然として、MTGなどの重要な予定にも忘れずに出席したり、小まめにコミュニケーションをとったりといった対応も必要です。効率的に良い仕事ができれば、単価アップや契約期間の延長につながることもあるでしょう。

生産性が高まり時間を有効活用できる

時間管理によって仕事の生産性が高まり、時間を有効活用できるようになります。フリーランスは働く時間を調整しやすいため、ダラダラと作業してしまって生産性が上がらない…という方も珍しくありません。

フリーランスだからといって甘えず、稼働時間を自分で決めるなど、時間管理を徹底しましょう。生産性が向上すれば収入アップにも期待でき、スキルアップなどのために時間を有効活用できます。

プライベートと仕事のバランスが取れる

プライベートと仕事のバランスを取りやすくなるのも、時間管理をおこなうメリットの1つです。時間管理ができていなければ、仕事のためにプライベートの時間を使わざるを得なくなってしまうこともあります。

プライベートの時間が充実していないと、心身の健康に影響が出たり、仕事へのモチベーションが下がってしまったりといったリスクもあります。仕事中の時間管理を徹底するだけでなく、プライベートの時間と仕事の時間でメリハリをつけることも大切です。

心身の健康状態を保てる

時間管理を徹底できれば、心身の健康状態にも良い影響が期待できるでしょう。フリーランスが身体や心の調子を崩して休んでしまうと、その間は収入はなくなってしまいます。フリーランスにとって心身の健康は、とくに重視したい要素の1つです。

しかし時間管理ができていないと、長時間労働で身体の健康に影響が出るだけでなく、ストレスも溜まってしまい、精神的にもバランスを崩してしまうリスクがあります。健康のためにも、時間管理を徹底して効率よく作業を進めるようにしましょう。

フリーランスが時間管理をする方法・ステップ

ここでは、フリーランスが時間管理をするための方法・ステップをご紹介します。

ここでは以下の4つのステップについて解説するので、時間管理に不安のあるフリーランスの方は、ぜひ参考にしてみてください。

1つずつ見ていきましょう。

1．すべてのタスクを洗い出したうえで優先順位をつける

時間管理を徹底するために、まずは現時点でどのようなタスクが残っていて、どのタスクから完了させるべきなのかを考えなければなりません。時間は有限なので、すべてのタスクをきちんと完遂するためには、より優先度の高いタスクから終わらせる必要があります。

まずはすべてのタスクを洗い出して全体を把握し、優先順位をつけていきます。優先順位をつける際は「アイゼンハワーマトリクス」を参考にしてみてください。「アイゼンハワーマトリクス」は、タスクを緊急度と重要度で整理する手法で、以下の4つにタスクを分類して整理します。

優先順位の付け方は1つではないため、自分に合った方法を検討してみてください。

参考：アイゼンハワーマトリクスの領域と実践時のコツを解説｜asana

優先順位のつけ方の例

実際にアイゼンハワーマトリクスを使ってタスクの優先順位をつけてみましょう。

たとえば、以下10個のタスクがあったとします。

• クライアントのメールへの返信
• クライアント以外からのメールチェック
• コーディング
• 講座への申し込み
• 請求書作成
• MTG議事録の整理
• クライアントからの確認依頼対応
• スキルアップのための資格の勉強
• 名刺の注文
• 業務マニュアル整備

こちらのタスクを分類してみると、以下のようになります。

1. 緊急で重要なタスク

• クライアントへのメール返信
• クライアントからの確認依頼対応
• コーディング

2. 緊急ではないが重要なタスク

• 講座への申し込み
• 請求書作成
• スキルアップに向けた資格の勉強

3. 緊急だが重要ではないタスク

• 業務マニュアル整備
• MTG議事録の整理

4. 緊急でも重要でもないタスク

• クライアント以外からのメールチェック
• 名刺の注文

上記を参考に、実際にタスクの優先順位付けをしてみてください。

2．時間管理ツールを活用して予定を立てる

タスクの優先順位を整理できたら、時間管理ツールを活用して予定を立てましょう。優先度の高いタスクから予定を入れ、1日の予定だけでなく、週単位・月単位でも予定を立ててください。

その際、納期よりも若干早めに終わるように予定を組むことをおすすめします。自身の病気や急な変更依頼などにも対応できるよう、余裕をもって進められるようにしておきましょう。

その際、時間管理ツールやスケジュール管理ツールなど、各種ツールの活用が有効です。昨今はさまざまなツールやアプリが登場しているため、自分に合ったものを見つけられるでしょう。

予定の立て方の例

それでは実際に、先ほど優先順位を設定したタスクを予定に組み込んでみましょう。ここでは、2日に分けて先ほどのタスクを消化していきます。

なお、スケジュール管理には「Google Calender」を利用しました。

優先度の高いタスクから予定を組み、生産性を考慮し「コーディング」は2日に分けて実施しています。

自分に合った方法でスケジュールを立てましょう。

3．集中して作業に取り組む

予定を決めたら、集中して作業に取り組みましょう。集中して作業するためには休憩も大切であるため、スケジュールを立てるときには休憩時間や食事の時間も考慮することがおすすめです。

空き時間やスキマ時間に取り組むための簡単なタスクをまとめておくのもよいでしょう。集中が切れたときでもできる簡単な作業があれば、時間を有効活用しつつリフレッシュもできます。必要な情報を1か所にまとめておいたり、音楽を聴いたりといった環境整備も、集中力を維持するために有効です。

作業の取り組み方の例

効率的に作業を進めるためには、集中力の向上・維持が大切です。集中力を保つのに役立つアプリ・ツールも多数あるので、ぜひ活用してみてください。

たとえば「Focus To-Do」は、ポモドーロタイマーとToDoリストを組み合わせたアプリです。ポモドーロタイマーとは「ポモドーロ・テクニック」という時間管理の手法に用いるタイマーのことで、集中力の維持を助けてくれます。

ポモドーロ・テクニックは、「25分作業」「5分休憩」のサイクルで作業を進める手法であり、集中力の維持や時間管理に一定の効果があります。

効率的な作業を実現するには、休憩時間をとることも大切です。質の低い作業を続けるより、思い切って休憩したほうが作業効率は上がります。

4．作業完了後に振り返りをして適宜スケジュールを修正する

作業が完了したら振り返りをおこない、適宜スケジュールを調整しましょう。たとえば、予定していた作業時間と実際にかかった時間の差を確認して今後のスケジューリングに役立てたり、作業の中で行きづまったポイントを整理したり、といった対応が求められます。

見積もりと実態との間に大きな差があると、せっかくスケジュールを立ててもあまり意味がありません。実際の作業をもとに振り返りを必ずおこない、今後の時間管理に役立てましょう。

振り返りの例

スケジュールどおりに作業を進めるには、時間に応じて作業の進捗を確認し、予定との差をチェックすることが大切です。作業にかかった時間を管理できるアプリとして、以下のようなアプリが挙げられます。

作業の進捗に応じて、以後のスケジュールを調整することも大切です。

たとえば、先ほど立てたスケジュールを調整してみましょう。優先度の高い「コーディング」が思ったように進まなかった場合を想定し、2日目のスケジュールを調整してみます。

優先度の低い「MTG議事録の整理」「クライアント以外からのメールチェック」「名刺の注文」の分の作業時間を、「コーディング」にあてています。このように、進捗や実作業時間に応じてスケジュールを適宜修正することも重要です。

フリーランスの時間管理に有益なツール・アプリ

最後に、フリーランスの時間管理に有益なツール・アプリをご紹介します。

以下8つのツール・アプリについて用途別に解説するので、ぜひ参考にしてみてください。

それぞれの詳細を確認していきましょう。

タスク管理｜Todoist

Todoistは、タスク管理に優れたツールです。タスクを簡単に作成でき、優先度順の並び替えや、チームでのタスク共有管理も可能です。

リマインダーの設定やサブタスクへの分割など機能も豊富で、生産性向上を助けてくれます。

ブラウザアプリとGoogleChromeの拡張機能・デスクトップアプリ・モバイルアプリのいずれでも利用可能であり、一部の機能は制限されますが無料で使えるのも嬉しいポイントです。

参考：todoist

タスク管理｜Trello

Trelloも、タスク管理に有効活用できるサービスです。

ボード形式で視覚的にもわかりやすく、直感的な操作ができる点が評価されています。GoogleドライブやSlackなど各種ツールとの連携がしやすく、作業全体の効率を高められるのもポイントです。

ブラウザとGoogleChromeの拡張機能、モバイル・デスクトップアプリで利用可能です。無料でも利用できますが、月5ドルからの有料プランを使えば、より幅広い機能を使えます。

参考：Trello

スケジュール管理｜Google Calendar

Googleが提供しているアプリであるGoogle Calenderは、予定管理に優れています。予定や仕事の〆切を分単位で細かく登録・管理でき、複数人での共有も可能です。

Googleの各種アプリとの連携も簡単にでき、Google MeetやGoogleドライブなどと連携しながら作業効率を高められます。

ブラウザでもアプリでも利用できるのはもちろん、料金が一切かからないことも魅力の1つです。

参考：Google Calender

スケジュール管理｜TimeTree

TimeTreeは、複数人でのスケジュール共有・管理に特化したアプリです。主に家族間での予定共有などに使われていますが、仕事でも有効活用できるでしょう。

個人よりも複数人での予定共有をしたい方に向いています。カレンダーだけでなく、リマインダー機能やコメント・投稿機能があるのもポイントです。

主にモバイルアプリで使われることの多いアプリですが、ブラウザでも利用可能です。有料のプレミアムプランでは、ファイル添付やバーチカル表示もできるようになります。

参考：TimeTree

情報集約管理｜Notion

Notionは、情報集約管理に全般的に対応できるアプリです。カスタマイズ性が高く、タスク管理やプロジェクト管理、ノートの作成など幅広い機能が提供されており、チーム間でのドキュメント共有などにも使えます。

ブラウザとデスクトップアプリ、モバイルアプリで利用できるため、時と場所を選ばずに活用可能です。

参考：Notion

情報集約管理｜Evernote

Evernoteは、メモアプリの代表であり、ドキュメントの作成や共有・管理を簡単におこなえます。シンプルでわかりやすい見た目と機能が魅力で、直感的な操作が可能です。

Googleカレンダーとの連携やWebページのクリップもでき、仕事の中でメモやドキュメント制作をする機会が多い方におすすめのアプリといえるでしょう。

参考：Evernote

集中力向上｜Forest

Forestは、作業中の集中力向上に役立つアプリです。作業中にスマホを触ると木が枯れてしまうというアプリで、集中して作業を進めるほどアプリ内の木が成長していきます。

さまざまな種類の木を集めたり、集中時間や作業の進捗を管理したりできるため、集中しながら作業を進めたい方におすすめです。iOSとAndroidの双方で利用できます。

参考：Forest – 集中力を高める

集中力向上｜Focus To-Do

Focus To-Doも、集中力向上に効果があります。ポモドーロタイマーとタスク管理を組み合わせたアプリで、より効率的な時間管理を実現できるでしょう。

レポート出力やノートなど機能も豊富で、このアプリ1つで作業効率を大きく高められるはずです。

モバイルアプリとデスクトップアプリ、GoogleChromeの拡張機能で利用できます。

参考：Focus To-Do

作業時間把握・管理｜Timesheet 時間記録

Timesheetは、作業時間の記録と管理に特化したアプリです。作業ごとに時間をカレンダーに記録してレポート出力もできるため、自分がどのくらいの作業をしているのか、それぞれの作業にどのくらいの時間がかかっているのかをチェックできます。

有料のiOSアプリのみ配信されていますが、時間記録に特化したアプリを利用したい方におすすめです。

参考：Timesheet 時間記録

作業時間把握・管理｜Toggl Track

Toggl Trackも、作業時間の記録と管理ができるアプリです。複数人の作業時間を1つのアプリで管理できるのが魅力で、チームでの作業管理にも利用できます。

レポート機能や予算管理など幅広い機能が提供されているのも、嬉しいポイントです。

ブラウザとモバイルアプリ、デスクトップアプリがそれぞれ提供されており、環境に合わせて柔軟に利用できるでしょう。

参考：Toggl Track

まとめ

時間管理は、フリーランスに欠かせない仕事術の1つです。

自由な働き方がしやすいフリーランスでも、時間を有効に活用できなければ作業効率が落ちてしまい、健康にも影響が出る恐れがあります。

時間管理を徹底するには、タスクの洗い出しとスケジュール管理・記録が必要です。各種ツール・アプリを有効活用しながら、ぜひ自分に合った時間管理方法を確立してみましょう。