フリーランスは交通費を経費計上できる！経費にできる事例や記帳方法を紹介

フリーランスとして働く上で、「フリーランスも交通費を経費計上できる？」「フリーランスが交通費を請求・経費計上するにはどうすればいい？」といった疑問を持ったことのある方もいるのではないでしょうか。

結論から申し上げると、フリーランスでも会社員と同様、業務に必要な交通費については経費計上が可能です。契約によってはクライアントに請求できるケースもあるため、計上・請求の方法についてしっかりと把握しておきましょう。

本記事では、フリーランスが経費計上できる交通費の例と、クライアントに請求するための手順、確定申告のための記帳方法について詳しく解説していきます。ぜひ参考にしてみてください。

フリーランスの交通費は経費計上できる

先述したとおり、フリーランスでも、業務のために使った交通費については経費計上できます。白色申告・青色申告問わず経費計上できるため、忘れずに対応しましょう。

同じ交通費でも、フリーランスと会社員では計上の仕方が異なります。会社員の場合は会社に申請すれば自動的に対応してもらえますが、フリーランスは自分で経費精算しなければなりません。確定申告のための記帳方法も複数あり、どうしても手間がかかってしまいます。また、知識がなければ、対応も容易ではありません。

フリーランスの交通費をクライアントが負担してくれるかどうかは、交わした契約次第です。クライアントが負担してくれる場合は、先方がチケットなどを用意してくれたり、一度自身で立て替えてから後で精算したり…といった方法が考えられます。状況によって記帳方法が異なるため、注意しましょう。

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フリーランスが経費計上できる交通費の例

フリーランスが経費計上できる交通費の例を、2つご紹介します。経費計上する交通費は、業務のために使ったものでなければなりません。

たとえば、以下のようなケースが該当します。

それぞれ詳細を見ていきましょう。

取材や情報収集を理由に移動・出張した

取材や情報収集を理由に移動・出張した場合、交通費の経費計上ができます。取材や情報収集も、業務に含まれるためです。

交通費として経費計上できる費用としては、各種公共交通機関の料金（電車、飛行機、バスなど）や、タクシー代、車関連の費用（レンタカー代やガソリン代など）が該当します。公共交通機関以外の手段を利用した場合でも、目的が取材や情報収集といった業務の一部である限りは経費計上が可能です。

自家用車を使って取材・情報収集をおこなう場合は、家事按分によって部分的に経費計上できる可能性があります。自家用車の場合、完全に業務のためだけではなく、私生活でも利用していることが考えられるため、家事按分が必要となるのです。自家用車の経費計上は走行距離に応じて家事按分するのが主流ですが、わからない場合は税理士に相談してみるとよいでしょう。

常駐型の案件でクライアント先へ仕事のために出勤した

常駐型の案件でクライアント先に出勤する場合も、交通費を経費計上できます。フリーランスであっても、案件によっては出勤が求められるケースも少なくありません。

たとえば、開発系のエンジニアとして働いており、セキュリティの関係上リモートワークが認められていない場合などが該当します。

クライアント先での仕事や打ち合わせのための出勤にかかる交通費は、経費で計上できます。もちろん、定期券などを購入する場合も経費計上できるため、忘れずに領収書を控えておきましょう。

契約の内容によっては、クライアント側から交通費を支給してくれる場合もあります。取り決めによる部分が大きいため、事前に確認することが大切です。

フリーランスが経費計上できない交通費の例

フリーランスの交通費は、どのようなものでも経費計上できるわけではないため、注意が必要です。

原則として、業務に関係のない交通費に関しては、経費計上が認められません。

上記2つのケースについて解説します。

出張帰りにプライベートで旅行をした

業務のための出張帰りにプライベートで旅行をした場合の交通費は、経費に計上できません。たとえ業務のための出張後だったとしても、プライベートの行動については業務上必要とは認められません。もちろん、その際の宿泊費や飲食代についても同様です。

たとえば、東京から出張で大阪に行き、仕事を終えたあとにプライベートの旅行として府内を観光したとしましょう。この場合、府内の観光にかかった費用については、基本的には交通費として計上できません。

業務に使ったと認められない限りは、経費計上できません。業務のための交通費と、プライベートのための交通費とを分けておく必要があります。

プライベートでタクシーを使った

プライベートでタクシーを使った場合にも、基本的には交通費として経費計上できません。電車やバスといった公共交通機関の利用料はもちろん、タクシーやレンタカー代も、打ち合わせ先に向かうためなど業務上必要な費用として認められれば、経費計上は可能です。

しかし、プライベートでの利用については業務と関係がないため、経費計上することはできません。経費計上できる交通費とプライベートの交通費を混同しないよう、業務で使用したタクシー代については必ず領収書を受け取り、控えておきましょう。

フリーランスがクライアントに交通費を請求するためのステップ

フリーランスでも、契約や取り決めによっては、クライアントに経費を請求することが可能です。契約上認められていれば、交通費は業務上必要な費用とみなされ、正しく請求することで支給してもらえます。

ここでは、フリーランスがクライアントに交通費を請求する方法を以下の3つのステップに分けて解説します。

順を追って見ていきましょう。

クライアントが指定したルールに従って請求書を作成する

交通費を請求する場合、クライアントが指定したルールに従って請求書を作成しなければなりません。交通費の支払いに関するルールはクライアントや案件によって異なるため、先方の求める様式を守りましょう。

クライアントに交通費を請求する際、フリーランス側が一時的に交通費を立て替えるケースと、報酬や宿泊費と合わせて請求するケースがあります。

それぞれのケースについて解説するので、確認してください。

フリーランスが交通費を立て替える場合｜原則として源泉徴収税が必要

フリーランスが一時的に交通費を立て替え、あとから請求するケースの場合、基本的には源泉徴収税が必要となります。通常の報酬と同じく交通費に関しても、支払う会社側で源泉徴収義務が生じるためです。

一部、フリーランスが交通費を立て替える場合であっても、源泉徴収税が必要ないケースもあります。領収書をクライアント宛にしているケースでは、クライアントが交通費を支払うとみなされるため、源泉徴収税は必要ありません。

これは、所得税基本通達204−4において源泉徴収不要の条件として示す「報酬などの支払い者が交通機関に直接支払うこと」と同様の意味に解釈できるためです。この場合、フリーランス側は立替金処理となります。

参考：第6章　報酬、料金等に係る源泉徴収法第204条《源泉徴収義務》関係〔共通関係〕｜国税庁

交通費を他の項目と合わせて請求する場合｜消費税の表記を明確に

交通費をほかの項目と合わせて請求する場合は、消費税の表記を明確に区別しなければなりません。案件の報酬や宿泊費などと一緒に1つの請求書を作成する場合には、消費税がかかる費用とそうではない費用を明確にしておく必要があります。

たとえば、フリーランスの報酬の多くは、消費税を請求できます。しかし、交通費の多くにはすでに消費税が含まれているため、フリーランス側で割増処理をすることはできません。交通費にも消費税を加算してしまうと、二重請求となってしまいます。

1枚の請求書で、消費税がかかる報酬と消費税がかからない交通費を分けて、正確に計算しなければならないのです。

領収書を用意・添付する

請求書が作成できたら、領収書を用意・添付する必要があります。先方の経理業務にも必要となるため、領収書が添付されていなければ受領してもらえません。領収書が手元にある場合はそのまま添付すればよく、電子化する必要がある場合にはスキャナーなどで対応しましょう。

とはいえ、交通系ICカードを利用した場合や、領収書をもらえなかった場合などもあるでしょう。そうした場合の対応について解説します。

Suicaなどの交通系ICカードを利用した場合｜履歴を活用

Suicaなどの交通系ICカードを使って公共交通機関を利用した場合、領収書は受け取れません。そのようなときは、履歴を活用しましょう。

券売機でSuicaにチャージした場合には領収書を発行できますが、全額請求することはできず、使った分だけを請求する形となります。たとえば、Suicaに2,000円チャージしても、実際に使った交通費が1,500円だった場合には、請求できるのは1,500円分のみです。

使った金額を証明するためには、履歴を活用しましょう。たとえばSuicaの場合、券売機にて履歴の表示・印字が可能です。SuicaアプリやWalletアプリなどでも確認できるため、領収書がなくても履歴を添付し請求できます。

参考：履歴表示・印字、残額表示｜JR東日本

領収書をもらえなかった場合｜出金伝票を活用

交通費には、領収書が出ない（もらえない）ものもあります。

バスで現金払いした場合などは履歴も残らないため、別の手段を考えなければなりません。

領収書をもらえなかった場合には、「出金伝票」を活用しましょう。出金伝票とは現金の支出があった際に作成する伝票で、現金支払いの内容を記録するために使用します。出金伝票に目的や経路、運賃などを記入しておけば、経費計上が可能です。

出金伝票は、紙ではなくWeb上で作れるものもあります。領収書がもらえない場合には、ぜひ活用してみてください。

クライアントが指定した期日までに請求書・領収書を送付する

請求書と領収書が用意できたら、期日までに確実に送付しましょう。作成後には内容を今一度チェックし、漏れや計算ミスなどがないかを確認しておく必要もあります。

クライアントによって交通費精算の締め日やルールは異なります。

請求書のフォーマットを指定される場合もあるため、基本的にはクライアントの定めるルールに従って対応しましょう。

フリーランスが交通費を記帳する方法

フリーランスが交通費を記帳する方法については、クライアントとの取り決めや請求方法によって異なります。青色申告をする場合は、交通費についてもきちんと記帳処理をしておかなければならないため、記帳方法を正確に把握しておきましょう。

ここでは、以下3つのケースについて記帳方法を解説します。

それぞれの詳細を見ていきましょう。

クライアントに請求できる交通費の場合で交通費が報酬に含まれるケース

クライアントに請求できる交通費の場合で、かつ交通費が報酬に含まれるケースでは、交通費も源泉徴収の対象となります。この場合、交通費は「費用」と「売上」として相殺する形で記帳しなければなりません。

フリーランスが支払う際には「交通費」として記帳し、交通費を含む報酬が支払われた段階で「売上高」として記帳します。

たとえば、交通費として5,000円を支払い、あとで5,000円を含む報酬を受け取った場合で考えてみましょう。支払った交通費は費用として勘定科目「旅費交通費」で記帳をし、受け取った交通費は勘定科目「売上高」で記帳します。

クライアントに請求できる交通費の場合で交通費が報酬に含まれないケース

クライアントに請求できる交通費の場合で、かつ交通費が報酬に含まれないケースでは、「立替金」として精算することとなります。記帳する際にも「立替金」として記帳しなければなりません。「旅費交通費」「売上高」ではないため、注意しましょう。

たとえば、交通費として5,000円を立て替え、あとで精算してもらった場合には、以下のように記帳します。

取引内容	借方	貸方
立替交通費	立替金5,000円	現金5,000円

フリーランス側が立て替えるときには立替金として記帳し、振り込まれた際にも立替金として記帳し、相殺することとなります。

クライアントに請求できない交通費の場合

クライアントに交通費を請求できない場合もあります。

クライアントに交通費を請求できないケースとしては、以下のような状況が想定できるでしょう。

上記の場合はクライアントに交通費を請求できないため、記帳する際にも「旅費交通費」として費用を記帳するのみです。クライアント側から振り込まれることはないため、相殺される金額もありません。

フリーランスが交通費を経費計上するときの注意点

フリーランスが交通費を経費計上する際には、以下2つのポイントに注意してください。

公共交通機関やタクシー・レンタカーなどを利用した場合、領収書がもらえる場合は必ず受け取り、大切に保管しておきましょう。領収書がなくても処理できるケースもありますが、あったほうがより確実に対応できます。クライアントに請求する場合に提出を求められるのはもちろん、確定申告の際にも必要です。

また、交通系ICカードを利用して料金を支払う場合には、チャージ金額の取扱いにも気をつけなければなりません。なぜならチャージした全額が交通費として認められるのではなく、実際に業務で使用した分の金額のみを交通費として計上できるからです。そのため、利用履歴を見られる状態にしておきましょう。

交通費だけではなく電子マネーへのチャージについても、使った分のみが経費となります。電子マネーへのチャージは「預け金」などで処理し、使用した際に再度記帳しなければなりません。

たとえば、電子マネーに5,000円をチャージして、うち2,000円を交通費として使用した場合には、以下のように記帳します。

借方勘定科目	借方金額	貸方勘定科目	貸方金額	摘要
預け金	5,000円	現金	5,000円	チャージ料

借方勘定科目	借方金額	貸方勘定科目	貸方金額	摘要
旅費交通費	2,000円	預け金	2,000円	電車賃

経費とできるのは、あくまで「使用した分」だと念頭に置き、過剰に計上してしまわぬよう注意しましょう。

まとめ

フリーランスであっても、業務にかかった交通費については経費計上できます。ただしプライベートで使用したタクシー代などは計上できないため、業務にかかった交通費とそうではない交通費を分けておかなければなりません。

クライアントとの契約内容によっては、交通費を請求できる場合もあります。その場合、立替や請求の仕方によって記帳方法や請求書の書き方が異なるため、注意しましょう。

いずれにせよ、交通費を経費計上・請求するためには、領収書や記録が欠かせません。受け取った領収書は必ず保管し、確実な経費計上ができるようにしておきましょう。