フリーランスは交通費を経費にできる？請求・記帳方法や注意点を解説
フリーランスとして働いていると、クライアント先への訪問や打ち合わせ、出張などで交通費が発生することがあります。「フリーランスでも交通費を経費にできる？」「クライアントに請求できる？」と疑問に思う方もいるでしょう。
結論として、業務のために支払った交通費は、原則として経費に計上できます。 一方、クライアントに交通費を請求できるかどうかは、契約内容や事前の取り決めによって異なります。
そのため、フリーランスは「経費として計上できるか」と「クライアントに請求できるか」を分けて考えることが重要です。
本記事では、フリーランスが経費にできる交通費・できない交通費の具体例をはじめ、クライアントへの請求方法、記帳方法、交通系ICカードを利用した場合の注意点まで解説します。
フリーランスの交通費は経費に計上できる
フリーランスでも、事業・業務のために必要となった交通費であれば、必要経費として計上できます。たとえば、クライアントとの打ち合わせへ向かうための電車代や、業務上必要な出張の飛行機代などです。
一方、フリーランスの場合、会社員のように勤務先が交通費を当然に負担してくれるとは限りません。クライアントが負担するか、自分で負担するかは契約内容や案件ごとの取り決めによって異なります。したがって、まず以下の2点を切り分けて考えましょう。
| 確認すること | 判断のポイント |
| 経費として計上できるか | 業務・事業のために必要な支出か |
| クライアントに請求できるか | 契約書や案件の取り決めで交通費の負担者がどう定められているか |
交通費以外にも、フリーランスが経費にできる支出はさまざまです。経費全般について確認したい方は、以下の記事も参考にしてください。
👉フリーランスの経費ガイド｜経費にできるもの一覧
業務委託の交通費は誰が負担する？
業務委託で働くフリーランスの交通費を誰が負担するかは、契約内容を確認することが重要です。
案件によって、交通費の扱いには以下のような違いがあります。
- 報酬に交通費が含まれている
- 報酬とは別に実費で交通費を請求できる
- 一定金額までクライアントが負担する
- 交通費はフリーランス自身が負担する
特にクライアント先への出社が必要な常駐案件や、定期的な訪問が発生する案件では、交通費の負担によって実際の手取り額が変わります。
たとえば、月50万円の案件でも毎月数万円の交通費を自己負担する場合、その分だけ実質的な収入は減少します。
そのため、案件を受ける際は報酬額だけで判断せず、交通費が報酬に含まれているのか、別途支給されるのか、自己負担なのかを契約前に確認しておきましょう。
業務委託契約では、交通費以外にも報酬や契約期間、契約解除など確認しておきたい項目があります。
👉フリーランスの契約書は2種類！作成時のチェック項目や注意点を解説
フリーランスが経費にできる交通費の例
経費にできるかを判断するときに重要なのは、その移動が業務に必要だったかどうかです。
代表的な例として、以下があります。
| 移動・費用 | 経費計上 |
| クライアント先への訪問・打ち合わせ | 〇 |
| 業務上必要な出張 | 〇 |
| 取材・情報収集のための移動 | 〇 |
| 常駐案件でクライアント先へ向かう交通費 | 〇 |
| 業務上必要なタクシー代 | 〇 |
| 業務上必要なレンタカー代 | 〇 |
| プライベートの旅行 | × |
| 私用で利用したタクシー | × |
具体的なケースを見ていきましょう。
取材や情報収集のために移動・出張した
取材や業務上必要な情報収集を目的として移動・出張した場合、その交通費は経費として計上できます。
対象となり得るのは、たとえば以下の費用です。
- 電車・バス代
- 新幹線代
- 飛行機代
- タクシー代
- レンタカー代
- 業務で利用した車のガソリン代
- 高速道路料金
- 駐車場代
公共交通機関以外でも、業務を遂行するために必要な移動であることを説明できれば、経費として扱える可能性があります。
自家用車を仕事とプライベートの両方で利用している場合は、すべてを経費にするのではなく、事業で使用した割合に応じて家事按分する必要があります。
常駐型の案件でクライアント先へ出勤した
フリーランスエンジニアでも、セキュリティ上の理由などからクライアント先への出社が必要な案件があります。
このように、業務を行うためにクライアント先へ移動した際の交通費も経費として計上できます。
定期券を購入する場合も、業務に必要な範囲であれば経費として扱えます。ただし、プライベートでも利用する場合は、業務利用分と私用分を適切に区別する必要があります。
また、クライアントが交通費を負担してくれるケースもあるため、契約時に確認しておきましょう。
フリーランスが経費にできない交通費の例
フリーランスだからといって、すべての移動費を経費にできるわけではありません。
事業と関係のない私的な移動にかかった費用は、原則として経費にはできません。
出張先でプライベートの旅行をした
業務上の出張と合わせて観光などをした場合、プライベート部分の交通費は経費として計上できません。
たとえば、東京から大阪へ仕事で出張し、仕事終了後に個人的な観光をした場合を考えてみましょう。仕事のために必要となった移動費と、観光のために追加で発生した移動費は分けて管理する必要があります。
重要なのは、「この支出は仕事のために必要だった」と説明できるかどうかです。
プライベートでタクシーを使った
タクシー代も、仕事で必要な利用であれば経費にできますが、プライベートで利用した場合は経費にはできません。
同じタクシー代でも、
「クライアントとの打ち合わせ会場へ移動した」→経費にできる可能性がある
「休日に買い物へ行った」→経費にできない
というように、利用目的によって判断が変わります。
経費にできるもの・できないものの判断基準を詳しく知りたい方は、以下の記事も参考にしてください。
👉フリーランスが経費にできる項目一覧｜計上方法や受領の注意点も解説
フリーランスがクライアントに交通費を請求する方法
契約で交通費をクライアントが負担することになっている場合は、決められた方法に従って請求します。
基本的な流れは以下の４ステップです。
- 契約内容と交通費の精算ルールを確認する
- 請求書・必要な領収書や利用記録を用意する
- 請求書を作成する
- 指定の期限までに提出する
契約内容と精算ルールを確認する
最初に確認したいのが、契約上の交通費の扱いです。
「実費を別途請求できる」「月○円まで支給」「報酬に含む」など、案件によって条件は異なります。
特に定期的な出社が必要な案件では、毎月の負担額が大きくなる可能性があります。契約締結後に認識の違いが発覚しないよう、案件を受ける段階で確認しておきましょう。
クライアントのルールに従って請求書を作成する
交通費を請求する場合は、クライアントが指定するルールやフォーマットに従って請求書を作成します。
交通費についても、
- 利用日
- 移動区間
- 移動目的
- 利用した交通機関
- 金額
などを整理しておくと確認しやすくなります。
請求書そのものの作成方法については、以下の記事で詳しく解説しています。
👉フリーランスの請求書の作成方法！記載項目やインボイス対応についても解説
領収書や利用履歴を用意する
交通費の請求時には、クライアントのルールに応じて領収書などの提出を求められる場合があります。
新幹線・飛行機・タクシーなど領収書を受け取れるものについては、保管しておくとよいでしょう。
一方、電車やバスなどでは領収書が発行されないこともあります。その場合は、交通系ICカードの利用履歴などを活用して、利用日や区間、金額を確認できるようにしておきます。
指定された期日までに提出する
請求書や必要書類がそろったら、クライアントが指定する締め日までに提出します。
クライアントによって、
- 交通費精算の締め日
- 請求書のフォーマット
- 領収書の提出方法
- 申請システム
などが異なるため、事前に確認しておきましょう。
交通系ICカードを利用した場合は「チャージ額」ではなく「利用額」を管理する
Suicaなどの交通系ICカードを利用する場合に注意したいのが、チャージした金額の全額が、その時点で交通費になるわけではないことです。
たとえば5,000円をチャージし、そのうち業務上の電車移動に2,000円を利用した場合、交通費として管理すべきなのは実際に業務で利用した2,000円です。
そのため、交通系ICカードを仕事とプライベートの両方で使う場合は、利用履歴を確認して業務利用分を分けておくと管理しやすくなります。
フリーランスが交通費を記帳する方法
交通費の記帳方法は、クライアントに請求できるか、交通費が報酬に含まれているかなどによって異なります。
代表的な考え方を整理すると、以下のようになります。
| ケース | 主な処理の考え方 |
| 自分で負担する業務上の交通費 | 旅費交通費として計上 |
| 交通費を含む報酬を受け取る | 支出を旅費交通費、受取額を売上として処理 |
| クライアントの費用を一時的に立て替える | 立替金として処理するケースがある |
実際の契約・取引内容によって会計処理が異なる場合があるため、不明点がある場合は税理士などの専門家へ確認すると安心です。
クライアントに請求でき、交通費が報酬に含まれる場合
交通費を含めた金額を報酬として受け取る場合は、実際に支払った交通費を「旅費交通費」として記帳し、クライアントから受け取った金額を「売上高」として処理する方法があります。
たとえば、業務で5,000円の交通費を支払い、後から交通費を含む報酬を受け取ったケースです。
支出した5,000円は「旅費交通費」として記録し、受け取った報酬については売上として記録します。
参考：No.2792 源泉徴収が必要な報酬・料金等とは｜国税庁
クライアントの交通費を一時的に立て替えた場合
契約上クライアントが負担する交通費をフリーランスが一時的に支払い、後から同額を精算してもらう場合は、「立替金」として処理するケースがあります。
例として5,000円を立て替えた場合は、以下のような考え方になります。
| 取引内容 | 借方 | 貸方 |
| 交通費を立て替えた | 立替金 5,000円 | 現金など 5,000円 |
| クライアントから精算された | 現金・預金など 5,000円 | 立替金 5,000円 |
精算されることで立替金が相殺されます。
クライアントに請求できない場合
契約上、交通費がフリーランス負担となっている場合でも、その交通費が業務上必要な支出であれば「旅費交通費」として経費計上できます。
「クライアントから支給されない＝経費にできない」という意味ではありません。
クライアントへの請求可否と、税務上の経費計上可否は別の問題として考えましょう。
フリーランスが交通費を経費にするときの注意点
交通費を適切に経費計上するためには、支出の記録を残し、仕事とプライベートを区別することが重要です。
領収書や利用記録を保存する
新幹線やタクシーなど領収書が発行される場合は、受け取って保存しておきましょう。
領収書を受け取れない交通手段についても、交通系ICカードの履歴などから、
- 利用日
- 移動区間
- 金額
- 移動目的
を確認できるようにしておくと管理しやすくなります。
仕事とプライベートの交通費を分ける
仕事用とプライベート用の交通費を混在させると、確定申告時の整理が煩雑になります。
交通系ICカードを仕事用と私用で分ける、業務で移動したら早めに記録するなど、自分なりの管理ルールを作っておくとよいでしょう。
契約前に交通費の負担者を確認する
特に常駐型や出社頻度の高い案件では、毎月の交通費が大きくなる可能性があります。
そのため、
「交通費は別途支給されるのか」
「報酬に含まれているのか」
「上限額はあるのか」
を契約前に確認しておきましょう。
条件が曖昧な場合は、契約開始前にクライアントへ確認し、できる限り書面など記録に残る形で取り決めておくことが重要です。
まとめ
フリーランスでも、業務を行うために必要となった交通費は経費として計上できます。
クライアントとの打ち合わせや常駐案件への出社、業務上必要な出張などの交通費が代表例です。一方、プライベートの旅行や私用で利用したタクシーなど、事業と関係のない支出は経費にはできません。
また、「経費にできるか」と「クライアントへ請求できるか」は別の問題です。交通費をクライアントが負担するかどうかは契約によって異なるため、案件を受ける前に交通費の負担方法まで確認しておきましょう。
フリーランスとして安定して活動するためには、案件単価だけでなく、交通費をはじめとした必要経費も考慮して案件を選ぶことが大切です。
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